El sistema de comparación de los costos estándares de los costos actuales, con la finalidad de encontrar las diferencias, sus causas y su corrección, son muy importantes por ende se considera que el uso del método de administración por excepción es muy útil para la eficiencia en una organización. Por tanto desde ese enfoque, existe un ciclo para su realización: Elaboración de un informe de desempeño del costo estándar, análisis de las variaciones encontradas, realizar preguntas, recibir explicaciones, tomar medidas correctivas y volver a iniciar un ciclo con los estándar corregidos para evitar que ocurran a futuro.
Al momento de realizar comparaciones, se deben tomar en cuenta que existen limitaciones de los estándares. Una variación puede ser tomada como significativa únicamente si el costo estándar es válido ósea confiable. Si los cálculos de los costos no fueron calculados apropiadamente o si los cálculos fueron correctos pero las condiciones actuales, hizo obsoleto el costo. Por tanto es esencial que al iniciar un análisis una variación se reconozca la validez del estándar como primer paso, en muchos casos este reconocimiento dependen del juicio del gerente y si es una variación significativa pero que no puede ser controlada como una inflación inesperada no tienen ningún caso investigar más allá, por tanto esto es una limitación al momento de realizar el análisis.
Al iniciar el ciclo del análisis con un reporte, una limitación pueden ser las posibles compensaciones de las variaciones, desviando la atención. Ya que si lo que se está midiendo es el rendimiento de los costos de fabricación y al ver el reporte se encuentra según lo establecido no se le pondrá mayor importancia sin embargo, puede ser debido a que el buen desempeño de una planta compense uno deficiente de otra, y lo mismo cuando se combinan líneas de productos. Por tanto se convertiría en ventaja si el nivel de detalle en los reportes fuera mayor, así el análisis seria más rápido.
Sin lugar a duda las ventajas de trabajar con el sistema de administración por excepción es que cuando se llegan los resultados de los análisis de las variaciones, los administradores tratan de eliminarla por completo para evitar que vuelva a ocurrir por ende la eficiencia en la operación de la organización mejorará. Siempre y cuando esta pueda ser eliminada de lo contrario tendría que hacer ajustes a los estándares con los que se trabaja para eliminar la variación y de esta forma no encontrarse con sorpresas a futuro.
Responsabilidad sobre la variación de costos estándar comparados con los costos actuales y las razones de las diferencias.
Las variaciones de costos estándar comparado con los costos actuales reales son muy importantes dentro de una organización, pues todo el sistema en el que opera, trabaja con estos estándares. La responsabilidad sobre la variación pasaría a segundo plano, pues lo importante es realizar un análisis profundo para identificar las causas de las variaciones y su corrección para que no sucedan a futuro o simplemente una modificación importante en los estándares mantenidos por la organización. Se considera que la búsqueda de culpables, convertiría más bien en hostil el trabajo puesto que cuando se trabajan dichos costos estándar es mediante la participación de todo un equipo, por tanto la culpabilidad seria un demás.
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