Todo objetivo se logra a través de la ejecución de varias actividades que permiten alcanzarlo.
Existen diversos tipos de objetivos que se plantean en la industria metalmecánica, la minería, la construcción civil, el agro, la ganadería, la agroindustria, la industria de alimentos, las empresas de servicios, las empresas de software, los estudios contables, de abogados, entidades gubernamentales, todo tipo de negocio, en su plan de vida personal, Etc.
Los objetivos a lograr pueden tener diversas orientaciones según lo que se desee mejorar como por ejemplo mejora en infraestructura, en equipamiento, en los procesos, en la calidad, en la productividad, obtener certificaciones, obtener ascensos, mejoras salariales, Etc.
La planificación de las actividades a desarrollar para el logro del objetivo es muy importante para disminuir la posibilidad de que ocurran errores y para alcanzar la meta prevista en el menor costo y plazo posible.
Las actividades se determinan correctamente cuando se define muy a detalle el objetivo, para lo cual se debe tener en cuenta los parámetros que permitirán hacerlo, es decir que el objetivo debe poder:
- Tener una meta medible en unidades conocidas como metros cuadrados, kilogramos, dólares, Etc. o la obtención de una nueva condición que se pueda comprobar por algún medio como un diploma, un certificado, Etc.
- Establecer el ámbito en el que el logro surtirá efecto en términos medibles o de características reconocibles como por ejemplo una definición geográfica con límites definidos tales como los límites de un distrito, la empresa donde un labora o una definición de una característica como la de aquellos que hayan nacido en Lima en el año 1950, etc.
La determinación de las actividades para lograr el objetivo se entiende como la determinación de la manera de lograr el objetivo, puede haber diversas maneras de lograr lo mismo; siempre habrá una mejor que el resto dependiendo del punto de vista de los que evalúen las alternativas. Es imprescindible orientarse siempre por la búsqueda del menor costo y tiempo posible para conseguir lo requerido incluyendo entonces conceptos que distinguen la manera correcta de hacerlo. Esta es la primera parte de la planificación y se puede considerar el inicio de un proyecto.
Una buena planificación requiere una subdivisión del conglomerado de actividades en varios procesos que acumulan actividades que tienen un punto de inicio y un punto final bien definidos, que son secuenciales (no pueden hacerse 2 actividades al mismo tiempo) y que cada una de ellas es necesaria (predecesora) para que se pueda desarrollar la siguiente.
Para cada proceso se requieren varios recursos materiales y humanos que deben estar listos antes de iniciarlo y un tiempo de ejecución óptimo.
Identificar los procesos, sus precedencias, sus recursos y establecer el tiempo necesario para cada proceso es la segunda parte de la planificación. En este primera parte se determinan los datos más importantes que son la base de la planificación, es muy necesario hacerlo considerando todos los pormenores y por eso se dice que la división del conglomerado de actividades debe contemplar la mayor cantidad de procesos posible o que los procesos deben ser prácticamente indivisibles lo que inducirá a analizar cada uno en particular resultando en una revisión detallada de cada proceso.
Los procesos pueden tener y/o ser precedentes de algunos otros procesos, por ello se hace un diagrama de barras en dos dimensiones donde el tiempo se representa en el eje horizontal y en el vertical se registran los procesos empezando por aquellos que no tienen precedentes y aglomerando en grupos los que por sus precedencias constituyen una secuencia.
Este diagrama (cronograma) constituye el ordenamiento de los procesos en el tiempo, permite establecer cuáles son los procesos de mayor cuidado (críticos) dado que por sus precedencias y secuencia (ruta crítica) determinan el plazo o tiempo mínimo de culminación del proyecto (obtención del objetivo). Cualquier desviación del tiempo de tan sólo uno de dichos procesos determina un retraso o postergación de la fecha final del proyecto, si la desviación ocurre en varios procesos críticos se acumulan y el retraso será equivalente a la sumatoria de dichas desviaciones.
Por lo mencionado en el párrafo anterior es costumbre revisar el cronograma una vez completado el registro de todos los procesos en él para determinar la ruta crítica y para revisar los procesos críticos a fin de asegurarse de tener una correcta estimación de sus recursos y plazos requeridos.
Adicionalmente debe registrarse en otros cronogramas los recursos requeridos, lo que permitirá preveer y asegurar su disponibilidad en el momento preciso; existen programas (software) específicos para conformar estos cronogramas y adicionalmente la representación en curvas de la performance esperada del proyecto, la real y la ganancia o pérdida que represente su resultado como el Microsoft Project Manager y el Primavera.
Todo lo anteriormente mencionado constituye el proyecto a ejecutar, se entiende que luego de la formulación del proyecto se evalúa el costo y el beneficio que se obtendrá para decidir si es conveniente pasar a los hechos y ejecutarlo, en este punto se hace una evaluación de riesgos que servirá para la toma de decisión, al ser aprobado o desaprobado se concluye la planificación del proyecto.
Todo objetivo a lograr merece en mayor o menor medida una planificación para optimizar nuestras decisiones y sus resultados.
Autor: Jose Antonio Rosas Duran